オンラインでのやり取りを行うときに便利なテレワークブースが注目されています。しかし、テレワークブースをどこに置けばいいかなど、導入に不安を感じている方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、オフィスにテレワークブースを導入する際に注意するべきポイントについて解説します。導入を考えている方はぜひ参考にしてください。
オンライン会議時代の必需品「テレワークブース」
テレワークブースは、コロナウイルスの感染拡大によって需要が一気に高まりました。各社はさまざまな機能やデザインの製品を用意しています。まずはテレワークブースの基礎知識について紹介しましょう。
オンライン会議に活躍
オンライン会議やオンライン商談の場合、相手に直接会って交渉するわけではありません。画面上に映る情報や声だけが頼りになります。テレワークブースにはオンラインでのやり取りに便利な機能がついているタイプもあるのです。ビデオトークを想定して顔映りをよくするための照明つきタイプなら、相手に好印象を与えます。
タイプもさまざま
豊富なサイズやデザインなど、さまざまなテレワークブースが登場しています。完全に個室タイプもあれば、天井がないオープンタイプなどもあります。ひとり用が主流ですが、4人以下の少人数の会議にぴったりなタイプもあります。さらにはサブスクリプション制でレンタルできるタイプも。大がかりな工事がいらないので、比較的コストもかからないのもメリットです。
テレワークブースの設置場所はどう決める？
導入するメリットもたくさんあるのですが、いざテレワークブースを導入しようとしても、設置場所に悩んでいる方もいるのではないでしょうか。テここでは、設置場所を決めるときに気をつけたいことについて説明します。
邪魔にならない場所
テレワークブースを置くことでオフィスが狭くなったと感じたり、邪魔だと感じたりするのは不便です。ですから、スタッフの動線を邪魔しない場所に設置しましょう。また、窓際に置くと窓から入る日光をさえぎってしまい、オフィスの室内が暗くなってしまうかもしれません。
壁際
仕事に集中するために導入するなら、オフィスの壁際などの部屋の隅に置くのがよいでしょう。天井がないテレワークブースで壁際が暗いなら別で照明をつけたほうが快適でしょう。オフィス内でスペースがない場合は、エントランスや他部署との共有スペースに置くという方法もあります。
静かな場所
とくに天井がないタイプなら、静かな場所に置くのがおすすめです。騒がしい場所に置くと、電話やコピー機の音などの雑音が気になって集中できないかもしれません。また、後ろを通る人がオンライン会議に映り込む可能性もあります。ですから、人通りの多いドア付近や通路などから遠い場所がおすすめです。
オフィスにテレワークブースを導入する際に注意するべきポイント
それでは実際にテレワークブースを導入するときには、どんなことに注意するべきなのでしょうか。ここでは、テレワークブースの導入に失敗しないために注意してほしいことを3つ紹介しましょう。ぜひ参考にしてください。
ビルの管理会社に相談
まずはビルの管理会社に確認しておきましょう。なぜなら、テレワークブースが個室扱いになると防災設備が必要となったり、消防への届け出が必要になったりすることもあるからです。そのため、ビルの管理会社にあらかじめ相談しておきましょう。
サイズと重さ
購入する前に、あらかじめサイズや重さを確認しておきましょう。高さは2m以上、重さは数十kgあるタイプもあり、運ぶときにエレベーターに入らない場合もあるからです。階段で運んでもらうことになるので、人件費がかかる可能性があるのです。とくに、大きめサイズを導入する場合やオフィスが高層階にある場合は注意してください。あらかじめサイズをしっかり確認しておくことをおすすめします。
ルールを作る
スタッフみんなが気持ちよくテレワークブースを活用できるよう、あらかじめルールを作ることをおすすめします。同じ人ばかりがテレワークブースを使えば不公平になるかもしれません。ですから、使用時間を決めておきましょう。また、みんなが共有するブースなので、中で飲食してもよいのかどうかも決めておくべきです。せっかくテレワークブースに入るなら、スタッフは1人で集中して仕事をしたいはず。テレワークブースに入っている人には、むやみに話しかけないなどのルールが必要になります。取り決めたルールはスタッフに周知しておきましょう。
ここ最近ではスタッフ同士が活発にコミュニケーションするために、オープンなレイアウトにしているオフィスが増えています。しかし、コロナ禍以降はオンライン会議も増えました。集中できるスペースがほしいなら、テレワークブースがおすすめです。テレワークブースを導入すれば、オンライン会議や商談が効率的になるでしょう。ぜひ自社のオフィスとスタッフに最適なテレワークブースを探してください。
