新型コロナウイルスの流行は、日本国内でもテレワークの導入が広まるきっかけとなりました。求職者もテレワークを希望する人が多く、優秀な人材を確保するためにも、テレワーク導入を検討する企業が増えています。ここでは、テレワークの導入時に気を付けるべきポイントをご紹介します。

テレワークのルールを作らない

テレワーク成功の鍵は運用ルールにあると言っても過言ではありません。「会社でやっていた仕事を家でやるだけでしょ？」と、ガイドラインやルールを作ることなく、テレワークを始めてもうまく機能しません。「ルールを作る」というのは、就業規則にテレワークの規定を追加するだけではありません。テレワークにおける心得やガイドラインをドキュメント化して、説明会や勉強会で認識をそろえることが需要です。

口頭のみの伝達や「資料を読んでおいてね」と渡すだけというスタイルでのルール共有は、認識違いを生みやすくなります。新しい取り組みを始める際は、チームの構成員が運用ルールについて正しい共通認識をもっておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。テレワークを開始するタイミングで、定例で行っている会議の見直しをすることもおすすめです。報告や連絡のみであれば、全員が一堂に会さずとも、チャットやコラボレーションツールで事足りることもよくあります。

テレワークに移行する際、それまで行っていた会議もすべてリモートで継続するのではなく、中身について一度見直してみることで、より効率よく仕事をすることができるよういなります。従業員によっては、自宅がテレワークに適した環境ではない人もいます。具体的には、安いイスしかないので長時間座りっぱなしでいると腰が痛くなる、個室がなく常に同居家族が室内にいる、書斎がなくパソコンをできる場所がダイニングテーブルしかない、マンションの無料Wi-Fiを使っていて通信速度が遅い、などです。

業務のために最適な環境構築については、従業員に任せるのではなく、会社が主導して整備を行ったほうがいいでしょう。従業員のテレワーク環境を整えるために、何が必要になるかをリストアップして、準備フローを作成しておかなくてはなりません。意外と準備が必要なことが多いですが、ここをしっかりと整備しておくことが、テレワーク導入の成功につながります。

生産性がない・さぼる人が出るからやめる

「テレワークを導入したけれど生産性が下がったのでもとに戻したい」という声は、とくに管理職側からの意見としてよく聞きます。こうしたとき、すぐにテレワークをやめてしまうのは時期尚早です。

まず、生産性を下げている原因は何かを確認しましょう。生産性を押し下げている原因は、テレワークによるものばかりとは限りませんし、原因を解明して取り除くことで、テレワークの生産性も高めていけます。テレワークがうまくいっている企業は、最初からうまくいっていたわけではない、という企業が多いです。テレワークの生産性を高めるために、会社ごとの施行錯誤はある程度、必要になることをあらかじめ認識しておいたほうがいいでしょう。

また、テレワークでは常時部下の仕事ぶりを見ておけるわけではないので、提出物の進捗が悪いと「サボっている」と思われがちですが、成果が出ない＝サボっているからとは限りません。新人であれば、進め方が分からず行きづまったときに、チャットなどでいつでも質問できる体制になっていると、一人で悩まずに仕事を進めることができるようになります。進捗が悪い場合も、サボっていると決めつけるのではなく、原因を取り除けないか、課題を探る動きをしてみるといいでしょう。

機器・環境も整備すればテレワークができると思い込む

ルールを作って周知し、環境も整備したからテレワークは必ずうまくいくかというと、そううまくはいかないことの方が多いです。テレワークの開始後は、会社ごとの業務フローや慣習などによる不具合というのが出てきます。出てきた課題をテレワーク仕様にうまくチューニングしていくことで、テレワークを成功させることができます。

テレワーク導入時は、運用をしながら、PDCAを回していく必要があるということをあらかじめ、認識しておいたほうがいいでしょう。テレワークでは、同じ場所で一緒に働いていたときと比べると、同僚や上司の様子が分からないので「ちょっと話しかける」のハードルがあがります。

そのことにより、情報共有のスピードは遅くなりがちですが、この問題も1日のうちに何度か報告・共有の時間をあらかじめ設けるなど、解決策はあります。むしろ、報告や相談の時間が決まることで、自分の仕事を予定通りに進めやすくなるメリットもあります。課題について、メンバーからしっかりとヒアリングをすることも重要です。

まとめ

テレワークはオフィス賃料を削減できる、通勤時間を減らせるなど、企業にとっても従業員にとってもメリットの多い制度と言えます。ただ、きちんと知識を持ち準備を行ったうえで導入しないと、せっかくのリモートワークもうまく機能しません。こちらで紹介した内容も参考に運用を行い、リモートワーク導入を成功させてください。

おすすめのテレワークブースランキングTOP5

イメージ	1	2	3	4
会社名	CocoDesk	テレキューブ	kolo	one-bo
特徴	防音パネルを活用した静音個室！	累計4,000台以上の設置実績！	家具の総合商社が提案するおしゃれで快適なテレワークブース！	Zoomとの共同開発の防音仕様製品！
詳細リンク	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら