最近は、日本の企業でもテレワークへの移行が進んでいます。ですが、これまでの仕事をテレワークで続けることへの懸念点として、コミュニケーション不足を挙げる企業は多いです。テレワークを続けると連絡や伝達、社員同士の交流が滞って、作業に支障が出るという意見です。この記事では、テレワークでのコミュニケーションについて解説します。
ソロワークとコラボレーションワークのバランス
現代のビジネスの多くは、ひとりで作業をするソロワークと、複数人で協力し合いながら進めるコラボレーションワークに分けられます。
テレワークでは、このソロワークとコラボレーションワークのバランスが重要だと言われます。これについて、少し見ていきましょう。
ソロワークだけでは問題が溜まってしまう
ひとりで黙々と仕事を進めるソロワークが中心となるテレワーク。ですが、この作業形式の場合、それだけでは仕事に支障が出てしまうことがあります。とくにまだ経験の浅い人に多いのですが、業務上の疑問や問題点などが溜まって、それをひとりで抱えてしまうのです。
オフィスで作業をしているのならば、周囲の人に質問や相談ができるのですが、それがテレワークではなかなか難しくなってしまいます。この問題には、この業務形式でのコミュニケーションの欠如という側面があります。
テレワークではコラボレーションワークが満足に行いにくい
テレワークへ移行するときの障壁として、コラボレーションワークが満足に行えないというものがあります。現在では、数多くのビジネス用ツールが登場していますが、メールや電話、ビデオ会議ではうまくいかないときもあります。また、ひとりでの作業とはまた別に、テレワーク用の作業環境を整えなければならず、遠隔での仕事において、コラボレーションワークは難しいものとなっています。
テレワークをするには両者のバランスが重要
テレワークでは、基本的にはソロワークで仕事を進め、定期的にコラボレーションワークをすることが望ましいです。孤立した仕事でのコミュニケーション不足を解消できますし、コラボレーションワークを効率よく進めることも可能になります。テレワークでは、このふたつのカテゴリーのバランスが重要になるのです。
仕事を進めるうえで必要なスキルやツールとは
テレワークを円滑に進めていくのには、どのようなスキルやツールが必要になるのでしょうか。ここでは、テレワークでの連絡や伝達、社員同士の交流を中心にして解説します。
自己管理スキル
他人の目がないテレワークでは、集中できる環境を自分で整え、タイムスケジュールを組んでその通りに仕事を進める自己管理の能力が、なによりも重要になります。これまでは進捗を聞いたり、催促があったりと、緊張感のある環境でしたが、テレワークでは、そこまで頻繁に連絡や伝達などをとることがないため、しっかりと仕事をするために、自己管理の重要度が大きくなるのです。
文字によるコミュニケーションのスキルが不可欠
テレワークでは、文字によるコミュニケーションが不可欠です。電話やビデオ通話といった手段もありますが、電話は相手の都合を考慮しないといけませんし、ビデオ通話はチームメンバーと予定を合わせる必要があります。
なので、遠隔での仕事ではメールやチャットなどで、文章を用いた連絡や伝達、社員同士の交流が中心になります。文字によるコミュニケーションが苦手だと、進捗の報告や質問ができなかったり、部下への指示が伝わらなかったりと、仕事に支障をきたすことになってしまいます。日ごろから、業務に関するさまざまなことを言語化するスキルを磨いておきましょう。
近年は、企業での業務に最適化された「ビジネスチャットツール」が多く登場しており、この作業形式に限らず、仕事を進めるうえでの文字での伝達や交流などの「ホウレンソウ」の重要度は、さらに増しているといえます。
テレワークではチャットツールが重要
ペーパーレス化システムや労務管理システム、ビデオ会議ツールなど、テレワークにはさまざまなツールが必要になります。ですが、この業務形態で重要になるツールとして、チャットツールが第一に挙げられます。とくに頻繁に連絡や伝達が必要になるような仕事の内容だと、チャットツールの重要度はさらに増します。
数多く送られてくるメールを管理するのは難しく、重要な伝達が埋もれてしまう可能性があります。チャットツールには、時系列に沿ったログが残ることや、フットワークが軽くなるなどのメリットがあります。チャットツールを使うことで、テレワークでの円滑な「ホウレンソウ」が可能になるのです。
適度にコミュニケーションをとってビジネスを円滑に進めよう
ここまで見てきたように、テレワークでは、コミュニケーションが重要になります。複数人で進めるような仕事において、コミュニケーションが必要不可欠なのはもちろんなのですが、ひとりでの作業においても、円滑にビジネスを進めるためにはコミュニケーションが大切です。業務の内容や形態を考慮して、社員同士の交流のバランスを探りましょう。
まとめ
テレワークはひとりで黙々と続けるもの、というイメージが強いですが、実際には、ほかの社員とコミュニケーションをとることが大切なのです。作業の進め方は、ソロワークとコラボレーションワークに分けられますが、円滑に業務を進めるためには、どちらの形式でもコミュニケーションが重要です。今後、テレワークという働き方はさらに拡大していくでしょう。いまのうちに、ビジネスにおいてのコミュニケーションの重要度を見直しましょう。
