「自宅でweb会議参加はむずかしい」「会議室に空きがない」などの社員の悩みから、テレワークブースを置く必要が出てきた会社は、昨今急増しているのではないでしょうか。テレワークブースといっても、ただパーテーションで区切っただけでは情報漏洩などの懸念があります。この記事では、遮音性あるブース設置の重要性についてお伝えします。

防音対策はなぜ重要か

近年、コロナウイルスの流行が続く中で、多くの企業に否応なく働き方の変化が求められています。実際、テレワークが普及しweb会議が増える中で、5〜10年分の業務のIT化が一気に進んだともいわれています。ただ一方で、その急速な変化になかなか追いつくことができていない会社が多いことも事実です。

オフィス環境を変えるとしても、「どう変えればいいのか」「設備投資に費用がかかってしまう」という点から、テレワークブース設置に二の足を踏んでいる会社も多いのではないでしょうか。しかし、web会議の急増により、「web会議をしたいのに会議室が空いていない」「自宅からでは、家族や遮音性の課題からweb会議に参加できない」という悩みを訴える社員も増えてきています。

これらの悩みは、これまで取引先に出向いていた営業が、出向かずに商談をするようになったので、ある意味当然の状況ともいえます。そういった中で、遮音性のない環境でweb会議に臨むと、「周囲の業務の妨げになる」「他社の機密情報や人事情報の漏洩につながる」などのさまざまな問題が発生します。

画面共有で映し出される情報が、自分の後ろを通る人に見えてしまうのも、情報漏洩の観点から大きな問題です。テレワークブースの防音対策は、必要に応じた機密性を有する会議の場において、取引先や社内の機密・情報漏洩を防ぐために、今後必須の設備であるといえます。

また、情報漏洩を防ぐことのできる設備を有していることは、その会社の信頼を守ることにもつながります。そのために防音対策のされたテレワークブース空間を設けることは、経営戦略としても重要なインフラ投資ということができます。

遮音性の高いテレワーク環境を作るには

遮音性の高いテレワーク環境を作るためには、防音された会議室を新設する他に、「完全防音のweb会議ブースを導入する」という方法があります。

会議室を社内に新設する場合には、建物の構造を考慮した上でパーテーションを立てる、会議室スペースを増築する、といった大掛かりな工事が必要になりますが、「web会議用のテレワークブースの設置」であれば、現状のオフィス内にブースを設置できるスペースを用意すれば、どこでも置きたい場所に設置できます。社員の在宅勤務の増加で縮小したデスクスペースなどに設置できれば、デッドスペースの有効活用にもなります。

また、「完全防音のweb会議ブースを設置する」ことで、情報漏洩を防ぐための遮音ができるのはもちろん、会議時に周りの視線を遮断することもできます。ですので、web会議ブースを設置することには、他の社員に見られては困る「他社や個人の機密情報」や「人事情報」の適切な管理ができる、といったメリットも存在しています。

クライアントに好印象を持ってもらうには

テレワークブースで行なうweb会議においては、これまでと異なるクライアントへの心配りが必要になります。実際に来社してもらっていたときは、「オフィス全体の整理整頓」や、「生産商品・サービスがアピールできるアイテムを渡す」などの心配りを行うことによって、企業アピールや好印象を持ってもらう工夫をできました。

しかし、テレワークでのweb会議においては、そういった工夫をできません。そこで、「web会議においてクライアントに好印象を持ってもらう」おすすめの方法として、「自分の後ろに映る部分に工夫をする」ことが挙げられます。

たとえば、web会議で相手の画面に映る部分を整理整頓することで、クライアントに「顧客の目に入る部分に心配りをしているのだな」という好印象を持ってもらうことができます。また、会社のポスターなどを自分の後ろに貼ることで、企業イメージの宣伝や新製品・新サービスのアピールをできます。ひょっとするとそこから、新たな商談につながることもあるかもしれません。

そしてなにより、この時代にあっては「防音のテレワークブースを使用していることそのもの」がクライアントへの好印象につながります。というのも、「防音のされたテレワークブースを使用していること」で、「情報漏洩に気を配っている」「時代の変化に柔軟に対応している」「必要な設備投資を迅速に行なっている」といった自社の対応力、危機意識の高さをアピールすることにつながるからです。

ですので、完全防音のテレワークスペースの導入に悩んでいるのであれば、上記したような情報を参考に、積極的に検討してみることをおすすめいたします。

ここまで「テレワークブースにおける防音対策の重要性」「遮音性の高いテレワークブースを作るには」「web会議でクライアントに好印象を持ってもらうには」といった点についてお伝えしてきました。コロナウイルスの流行によってweb会議が急増している現代において、防音のテレワークブースは必須設備のひとつといえます。テレワークブースの導入を検討される際に、この記事の情報がお役に立てば幸いです。

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会社名	CocoDesk	テレキューブ	kolo	one-bo
特徴	防音パネルを活用した静音個室！	累計4,000台以上の設置実績！	家具の総合商社が提案するおしゃれで快適なテレワークブース！	Zoomとの共同開発の防音仕様製品！
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