テレワークのルールを作らない

テレワーク成功の鍵は運用ルールにあると言っても過言ではありません。「会社でやっていた仕事を家でやるだけでしょ？」と、ガイドラインやルールを作ることなく、テレワークを始めてもうまく機能しません。「ルールを作る」というのは、就業規則にテレワークの規定を追加するだけではありません。テレワークにおける心得やガイドラインをドキュメント化して、説明会や勉強会で認識をそろえることが需要です。

口頭のみの伝達や「資料を読んでおいてね」と渡すだけというスタイルでのルール共有は、認識違いを生みやすくなります。新しい取り組みを始める際は、チームの構成員が運用ルールについて正しい共通認識をもっておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。テレワークを開始するタイミングで、定例で行っている会議の見直しをすることもおすすめです。報告や連絡のみであれば、全員が一堂に会さずとも、チャットやコラボレーションツールで事足りることもよくあります。

テレワークに移行する際、それまで行っていた会議もすべてリモートで継続するのではなく、中身について一度見直してみることで、より効率よく仕事をすることができるよういなります。従業員によっては、自宅がテレワークに適した環境ではない人もいます。具体的には、安いイスしかないので長時間座りっぱなしでいると腰が痛くなる、個室がなく常に同居家族が室内にいる、書斎がなくパソコンをできる場所がダイニングテーブルしかない、マンションの無料Wi-Fiを使っていて通信速度が遅い、などです。

業務のために最適な環境構築については、従業員に任せるのではなく、会社が主導して整備を行ったほうがいいでしょう。従業員のテレワーク環境を整えるために、何が必要になるかをリストアップして、準備フローを作成しておかなくてはなりません。意外と準備が必要なことが多いですが、ここをしっかりと整備しておくことが、テレワーク導入の成功につながります。

生産性がない・さぼる人が出るからやめる

「テレワークを導入したけれど生産性が下がったのでもとに戻したい」という声は、とくに管理職側からの意見としてよく聞きます。こうしたとき、すぐにテレワークをやめてしまうのは時期尚早です。

まず、生産性を下げている原因は何かを確認しましょう。生産性を押し下げている原因は、テレワークによるものばかりとは限りませんし、原因を解明して取り除くことで、テレワークの生産性も高めていけます。テレワークがうまくいっている企業は、最初からうまくいっていたわけではない、という企業が多いです。テレワークの生産性を高めるために、会社ごとの施行錯誤はある程度、必要になることをあらかじめ認識しておいたほうがいいでしょう。

また、テレワークでは常時部下の仕事ぶりを見ておけるわけではないので、提出物の進捗が悪いと「サボっている」と思われがちですが、成果が出ない＝サボっているからとは限りません。新人であれば、進め方が分からず行きづまったときに、チャットなどでいつでも質問できる体制になっていると、一人で悩まずに仕事を進めることができるようになります。進捗が悪い場合も、サボっていると決めつけるのではなく、原因を取り除けないか、課題を探る動きをしてみるといいでしょう。

機器・環境も整備すればテレワークができると思い込む

ルールを作って周知し、環境も整備したからテレワークは必ずうまくいくかというと、そううまくはいかないことの方が多いです。テレワークの開始後は、会社ごとの業務フローや慣習などによる不具合というのが出てきます。出てきた課題をテレワーク仕様にうまくチューニングしていくことで、テレワークを成功させることができます。

テレワーク導入時は、運用をしながら、PDCAを回していく必要があるということをあらかじめ、認識しておいたほうがいいでしょう。テレワークでは、同じ場所で一緒に働いていたときと比べると、同僚や上司の様子が分からないので「ちょっと話しかける」のハードルがあがります。

そのことにより、情報共有のスピードは遅くなりがちですが、この問題も1日のうちに何度か報告・共有の時間をあらかじめ設けるなど、解決策はあります。むしろ、報告や相談の時間が決まることで、自分の仕事を予定通りに進めやすくなるメリットもあります。課題について、メンバーからしっかりとヒアリングをすることも重要です。

まとめ

テレワークはオフィス賃料を削減できる、通勤時間を減らせるなど、企業にとっても従業員にとってもメリットの多い制度と言えます。ただ、きちんと知識を持ち準備を行ったうえで導入しないと、せっかくのリモートワークもうまく機能しません。こちらで紹介した内容も参考に運用を行い、リモートワーク導入を成功させてください。

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ソロワークとコラボレーションワークのバランス

現代のビジネスの多くは、ひとりで作業をするソロワークと、複数人で協力し合いながら進めるコラボレーションワークに分けられます。

テレワークでは、このソロワークとコラボレーションワークのバランスが重要だと言われます。これについて、少し見ていきましょう。

ソロワークだけでは問題が溜まってしまう

ひとりで黙々と仕事を進めるソロワークが中心となるテレワーク。ですが、この作業形式の場合、それだけでは仕事に支障が出てしまうことがあります。とくにまだ経験の浅い人に多いのですが、業務上の疑問や問題点などが溜まって、それをひとりで抱えてしまうのです。

オフィスで作業をしているのならば、周囲の人に質問や相談ができるのですが、それがテレワークではなかなか難しくなってしまいます。この問題には、この業務形式でのコミュニケーションの欠如という側面があります。

テレワークではコラボレーションワークが満足に行いにくい

テレワークへ移行するときの障壁として、コラボレーションワークが満足に行えないというものがあります。現在では、数多くのビジネス用ツールが登場していますが、メールや電話、ビデオ会議ではうまくいかないときもあります。また、ひとりでの作業とはまた別に、テレワーク用の作業環境を整えなければならず、遠隔での仕事において、コラボレーションワークは難しいものとなっています。

テレワークをするには両者のバランスが重要

テレワークでは、基本的にはソロワークで仕事を進め、定期的にコラボレーションワークをすることが望ましいです。孤立した仕事でのコミュニケーション不足を解消できますし、コラボレーションワークを効率よく進めることも可能になります。テレワークでは、このふたつのカテゴリーのバランスが重要になるのです。

仕事を進めるうえで必要なスキルやツールとは

テレワークを円滑に進めていくのには、どのようなスキルやツールが必要になるのでしょうか。ここでは、テレワークでの連絡や伝達、社員同士の交流を中心にして解説します。

自己管理スキル

他人の目がないテレワークでは、集中できる環境を自分で整え、タイムスケジュールを組んでその通りに仕事を進める自己管理の能力が、なによりも重要になります。これまでは進捗を聞いたり、催促があったりと、緊張感のある環境でしたが、テレワークでは、そこまで頻繁に連絡や伝達などをとることがないため、しっかりと仕事をするために、自己管理の重要度が大きくなるのです。

文字によるコミュニケーションのスキルが不可欠

テレワークでは、文字によるコミュニケーションが不可欠です。電話やビデオ通話といった手段もありますが、電話は相手の都合を考慮しないといけませんし、ビデオ通話はチームメンバーと予定を合わせる必要があります。

なので、遠隔での仕事ではメールやチャットなどで、文章を用いた連絡や伝達、社員同士の交流が中心になります。文字によるコミュニケーションが苦手だと、進捗の報告や質問ができなかったり、部下への指示が伝わらなかったりと、仕事に支障をきたすことになってしまいます。日ごろから、業務に関するさまざまなことを言語化するスキルを磨いておきましょう。

近年は、企業での業務に最適化された「ビジネスチャットツール」が多く登場しており、この作業形式に限らず、仕事を進めるうえでの文字での伝達や交流などの「ホウレンソウ」の重要度は、さらに増しているといえます。

テレワークではチャットツールが重要

ペーパーレス化システムや労務管理システム、ビデオ会議ツールなど、テレワークにはさまざまなツールが必要になります。ですが、この業務形態で重要になるツールとして、チャットツールが第一に挙げられます。とくに頻繁に連絡や伝達が必要になるような仕事の内容だと、チャットツールの重要度はさらに増します。

数多く送られてくるメールを管理するのは難しく、重要な伝達が埋もれてしまう可能性があります。チャットツールには、時系列に沿ったログが残ることや、フットワークが軽くなるなどのメリットがあります。チャットツールを使うことで、テレワークでの円滑な「ホウレンソウ」が可能になるのです。

適度にコミュニケーションをとってビジネスを円滑に進めよう

ここまで見てきたように、テレワークでは、コミュニケーションが重要になります。複数人で進めるような仕事において、コミュニケーションが必要不可欠なのはもちろんなのですが、ひとりでの作業においても、円滑にビジネスを進めるためにはコミュニケーションが大切です。業務の内容や形態を考慮して、社員同士の交流のバランスを探りましょう。

まとめ

テレワークはひとりで黙々と続けるもの、というイメージが強いですが、実際には、ほかの社員とコミュニケーションをとることが大切なのです。作業の進め方は、ソロワークとコラボレーションワークに分けられますが、円滑に業務を進めるためには、どちらの形式でもコミュニケーションが重要です。今後、テレワークという働き方はさらに拡大していくでしょう。いまのうちに、ビジネスにおいてのコミュニケーションの重要度を見直しましょう。

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会話不足はストレスの原因の一つ

あるアンケートではテレワークによって、職場に勤務していたころには感じていなかったストレスを感じるようになった人が、6割以上という結果が出ました。年齢層があがるほど、感じたストレスを解消できていない人の割合はあがり、50代～60代では8割以上の人がストレスを解消できていないと回答しています。アンケートからストレスの原因が、会話不足にあることも分かりました。

オンラインでも雑談を行っている人ほどストレス数値が低く、全く雑談をしていない人は、ストレス数値が高く出ました。もちろん、雑談自体がストレスで、テレワークによってストレス要因が除かれたという人も中にはいますが、多くの人は雑談ができないことによるストレスを抱えるようになっていました。

たとえば、電話で顧客対応をしてクレームを言われたり、難しいリクエストを受けたりした際、同じ場所で仕事をしていると近くの席の先輩や同僚、上司などが内容を察して、励ましてくれたり、冗談を言ったり、アドバイスをくれたりといったことも、リアルタイムでできます。

雑談をすることで、シリアスな問題を抱えたとしても気持ちが楽になり、顧客対応でうけたストレスをすぐに解消することができるのです。とくに、新人は分からないことが多く、仕事に不安を抱くことも多いので、周囲が雑談しつつフォローしてあげるのが望ましいといえます。

業務中の雑談は適度に取り入れることが大切

業務中に雑談ばかりして、仕事の手が止まってしまうのは問題ですが、適度な雑談は仕事において有益です。オフラインコミュニケーションでその人と話したことがあるだけ、業務の相談がしやすくなりますし、雑談からうまれるアイデアもあります。人は類人猿のころからコミュニケーションをとることで、情報を共有し合って発展してきた動物です。

「あっちには危険な動物がいるから行くな」「この食べ物は危険」などの情報を共有することで、生存確率を高めてきました。人の遺伝子は仲間とコミュニケーションをとることが、生存していくうえで重要と刻まれているのです。コミュニケーションへの欲求は、業務のやり取りだけでは満たされません。業務と関係のないプラスアルファのコミュニケーションは、人を元気にします。

また、雑談はチームの結束力を高めるとも言われています。雑談をすることで、最初のうちはそれほど親しくない仲でも警戒感が薄れますし、同僚が興味のあることに反応することで、よい関係性が築かれていきます。なにげない雑談からも、その人が大切にしている考え方が分かって、その後の円滑なやりとりに活かすこともできます。

オンラインでも雑談は可能？

オフラインであれば、隣の人に話しかけるタイミングもはかりやすいですが、オンラインとなると、今忙しいのか分かりにくくなります。そのため、雑談を話しかけるタイミングが難しいと感じる方もいるでしょう。組織が主導して雑談を組み込むのであれば、始業後や休憩時間、15時のおやつ時間などに雑談タイムを用意するのも一つの手です。大人が集中を持続できる時間は50分程度と言われているので、50分ごとに10分休憩を挟んでもいいでしょう。

雑談を必要としない人や、業務に集中したいという人もいるので管理職でなければ、雑談への参加を義務化する必要はありません。フレックス制でメンバーの就業時間が異なる場合は、コアタイムに雑談タイムを設定するといいでしょう。雑談にはチャットを用いてもいいですし、ビデオ会議でもいいです。メンバーがストレスなく、話しやすいものを選びましょう。

雑談が長くなりすぎないよう、雑談タイムには時間制限を設けておくのがおすすめです。グループウェアを導入しているのであれば、雑談用のスレッドがあると好きな時間に従業員同士で、コミュニケーションをとることができます。グループウェアは共通の趣味ごとの部活用スレッドなどの色々なスレッドが作れるなど、コミュニケーションの場を作る機能が豊富なので、リモートワークを導入する際は、積極的に活用することをおすすめします。雑談に使うツールは、使用するメンバーの年齢層やネットリテラシーなどによって、最適なものが異なります。チームを構成するメンバーに応じて、合ったものを選ぶといいでしょう。

まとめ

不真面目な印象を持つ人もいる仕事中の雑談には、実はストレスを減らしたり、コミュニケーションを円滑にしたり、新しいアイデアが生まれたりする効果があるということが分かってきています。社員にストレスをためすぎず、業務に取り組んでもらううえで、戦略的に雑談の場を作ることも必要とされています。こちらで紹介した内容も参考にグループウェアなども使いながら、ほどよく雑談できる環境を整備してみてください。

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テレワークブースを導入する企業が増えている！

近年、テレワークブースを導入するオフィスが増えています。ここでは、その理由を解説しましょう。

コロナ禍で注目

新型コロナウイルスの感染が広がってから、今までのように得意先を回ったり、新規開拓するための飛び込み営業ができなくなったりした会社は多いでしょう。その代わりに急速に広がったのがオンライン会議やオンライン商談です。パソコンやスマホさえあればどこにいても会議や商談ができるため、今後も需要があるでしょう。しかしオフィスや自宅、カフェ、シェアオフィスなどではほかに人がいて会議や商談に集中できないかもしれません。

そこで役立つのがテレワークブースです。テレワークブースがあれば、静かな環境で落ち着いてやり取りできます。また、部外者に話を聞かれたくないという場合にも効果的です。テレワークブースがあれば、雑然としたデスク周りの様子が相手に見られることもありません。会議室が空いていなくても、オンラインで会議や商談することができます。

集中できる仕事スペースにも

いつもと違う場所なら集中力が上がり、勉強や仕事がはかどった経験はないでしょうか。いつものデスクとは違う環境で仕事をしたいときにもテレワークブースはおすすめです。テレワークブースに入ると視界に余計な物が入りづらくなります。同僚たちの話し声や機械音なども聞こえづらくなります。ですから、集中して仕事を進めたいときにとても便利な場所なのです。急ぎで資料を作らなければいけないとき、気分転換したいときにもテレワークブースを利用できます。

感染防止にも効果的

いまや在宅でのリモートワークも一般的になりましたが、リモートワークができない職場も多いでしょう。しかし、スタッフ同士の感染防止は徹底したいものです。そんなときにテレワークブースはスタッフごとに利用できるので、感染防止につながります。今後もソーシャルディスタンスが必要とされるでしょうから、テレワークブースは活躍してくれるはずです。

テレワークブースの種類ごとの特徴

会社によってテレワークブースを使う目的はさまざまです。ユーザーのニーズに合わせて種類も豊富に用意されています。ここでは主なタイプの特徴について紹介しましょう。

クローズタイプ

クローズタイプとは、独立した個室タイプです。ドアや壁の一部がガラスになっているタイプが多くあります。天井つきの独立した個室なので、プライバシーをしっかり守れるでしょう。遮音性が高く、周囲の騒音をシャットアウト可能です。また、通話している相手にも声が聞き取りやすいタイプもあります。何かと騒がしいオフィスに、静かで落ちついた環境を用意したい場合におすすめです。

セミクローズタイプ

クローズタイプに似ていますが、天井が開いているのがセミクローズタイプです。完全な密室ではないので半個室タイプといえます。周りの視線を気にせず仕事に集中できますが、多少の雑音などは聞こえてくるでしょう。しかし、クローズタイプに比べるとコストを抑えられます。

オープンタイプ

オープンタイプとは仕切りがついたタイプです。パーテーションで簡易的に仕切っているので、省スペースでも設置できます。価格設定も低めなので、いくつか用意したい場合にぴったりです。気軽に導入できますし、設置も簡単なのがメリットといえます。

オフィスに設置するテレワークブースの選び方のポイント

コストをかけてテレワークブースを導入するのですから、失敗したくないはずです。オフィスにぴったりのタイプを選びたいものでが、どうやって選べばよいのでしょうか。テレワークブースの失敗しない選び方のポイントを紹介しましょう。

目的で選ぶ

使う目的に応じてタイプを選ぶ方法です。たとえば、企業秘密を扱うような重要な会議などで利用したいならクローズタイプがおすすめ。落ちついた環境なので、大切な商談を行うときにも便利です。また、社内スタッフ同士のオンライン打ち合わせのように、多少雑音が入ったりしても構わないのであれば、セミクローズタイプやオープンタイプを選ぶのがよいのではないでしょうか。

使用する人数で選ぶ

大きさで選ぶことも可能です。1人用以外にも2人用、4人用のタイプもあります。スタッフ同士の個人面談や2人だけのミーティングで利用するなら2人用がおすすめです。4人以下の小規模な会議や打ち合わせ、また来訪者との商談などで使う場合は、ゆったりとした4人用のタイプがおすすめ。広いテーブルやモニターつきのタイプもあります。

コロナウイルスの感染拡大によって、一気に働き方は多様化しました。それにともない、オンラインワークに便利な製品が登場しました。オンライン商談で結果を出したいとき、機密事項を守りたいときにもテレワークブースがおすすめです。それだけでなく、個人が集中して仕事に取り組みたいときのワークスペースとしても活用できます。使い手のニーズに合わせて各社はさまざまな製品を発表しているので、ぜひ検討してください。

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オンライン会議時代の必需品「テレワークブース」

テレワークブースは、コロナウイルスの感染拡大によって需要が一気に高まりました。各社はさまざまな機能やデザインの製品を用意しています。まずはテレワークブースの基礎知識について紹介しましょう。

オンライン会議に活躍

オンライン会議やオンライン商談の場合、相手に直接会って交渉するわけではありません。画面上に映る情報や声だけが頼りになります。テレワークブースにはオンラインでのやり取りに便利な機能がついているタイプもあるのです。ビデオトークを想定して顔映りをよくするための照明つきタイプなら、相手に好印象を与えます。

タイプもさまざま

豊富なサイズやデザインなど、さまざまなテレワークブースが登場しています。完全に個室タイプもあれば、天井がないオープンタイプなどもあります。ひとり用が主流ですが、4人以下の少人数の会議にぴったりなタイプもあります。さらにはサブスクリプション制でレンタルできるタイプも。大がかりな工事がいらないので、比較的コストもかからないのもメリットです。

テレワークブースの設置場所はどう決める？

導入するメリットもたくさんあるのですが、いざテレワークブースを導入しようとしても、設置場所に悩んでいる方もいるのではないでしょうか。テここでは、設置場所を決めるときに気をつけたいことについて説明します。

邪魔にならない場所

テレワークブースを置くことでオフィスが狭くなったと感じたり、邪魔だと感じたりするのは不便です。ですから、スタッフの動線を邪魔しない場所に設置しましょう。また、窓際に置くと窓から入る日光をさえぎってしまい、オフィスの室内が暗くなってしまうかもしれません。

壁際

仕事に集中するために導入するなら、オフィスの壁際などの部屋の隅に置くのがよいでしょう。天井がないテレワークブースで壁際が暗いなら別で照明をつけたほうが快適でしょう。オフィス内でスペースがない場合は、エントランスや他部署との共有スペースに置くという方法もあります。

静かな場所

とくに天井がないタイプなら、静かな場所に置くのがおすすめです。騒がしい場所に置くと、電話やコピー機の音などの雑音が気になって集中できないかもしれません。また、後ろを通る人がオンライン会議に映り込む可能性もあります。ですから、人通りの多いドア付近や通路などから遠い場所がおすすめです。

オフィスにテレワークブースを導入する際に注意するべきポイント

それでは実際にテレワークブースを導入するときには、どんなことに注意するべきなのでしょうか。ここでは、テレワークブースの導入に失敗しないために注意してほしいことを3つ紹介しましょう。ぜひ参考にしてください。

ビルの管理会社に相談

まずはビルの管理会社に確認しておきましょう。なぜなら、テレワークブースが個室扱いになると防災設備が必要となったり、消防への届け出が必要になったりすることもあるからです。そのため、ビルの管理会社にあらかじめ相談しておきましょう。

サイズと重さ

購入する前に、あらかじめサイズや重さを確認しておきましょう。高さは2m以上、重さは数十kgあるタイプもあり、運ぶときにエレベーターに入らない場合もあるからです。階段で運んでもらうことになるので、人件費がかかる可能性があるのです。とくに、大きめサイズを導入する場合やオフィスが高層階にある場合は注意してください。あらかじめサイズをしっかり確認しておくことをおすすめします。

ルールを作る

スタッフみんなが気持ちよくテレワークブースを活用できるよう、あらかじめルールを作ることをおすすめします。同じ人ばかりがテレワークブースを使えば不公平になるかもしれません。ですから、使用時間を決めておきましょう。また、みんなが共有するブースなので、中で飲食してもよいのかどうかも決めておくべきです。せっかくテレワークブースに入るなら、スタッフは1人で集中して仕事をしたいはず。テレワークブースに入っている人には、むやみに話しかけないなどのルールが必要になります。取り決めたルールはスタッフに周知しておきましょう。

ここ最近ではスタッフ同士が活発にコミュニケーションするために、オープンなレイアウトにしているオフィスが増えています。しかし、コロナ禍以降はオンライン会議も増えました。集中できるスペースがほしいなら、テレワークブースがおすすめです。テレワークブースを導入すれば、オンライン会議や商談が効率的になるでしょう。ぜひ自社のオフィスとスタッフに最適なテレワークブースを探してください。

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コロナ禍によってすっかりおなじみになったテレワークですが、オフィスにテレワークブースを置いている会社も増えてきています。しかし、そもそもテレワークブースとは何でしょうか。今回は、オフィスにテレワークブースを導入するメリットとデメリットについて解説します。オンライン会議の場所でお困りの方はぜひ参考にしてください。

テレワークブースとは？

テレワークと聞くと、自宅やカフェなどオフィス以外で仕事をすることをイメージする人も多いはずです。では、テレワークブースとは、いったいどういったものなのかというと、電話ボックスのようなワークスペースのことです。

最近は駅やホテル、店舗の片隅などに設置され、Wi-Fi環境やUSBポートなどが完備しています。テレワークブースに入れば、まわりの雑音や視線を気にすることなくオンライン会議や電話でのやり取りに集中できるでしょう。

なお、一言でテレワークブースといっても、完全に独立したタイプや簡易的に仕切ったタイプなどさまざまな種類があります。

オンライン会議の増加

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、2020年春以降は全国的にテレワークが急速に広まりました。ライフスタイルの見直しする人も増え、働き方改革の意識も一段と高まったでしょう。その中で急激に増えたのがオンライン会議です。

今までは取引先に出向いていたスタッフがオフィス内でオンライン会議や商談をしようとしても、会議室がなくて困った経験がある方もいるのではないでしょうか。そんなときに便利なのがテレワークブースなのです。

オフィスにテレワークブースを導入するメリット

テレワークブースを利用すると何が便利なのでしょうか。ここでは、オフィスにテレワークブースを導入するメリットを5つ紹介しましょう。

オンライン会議に便利

多くの会社では、コロナ禍によってオンライン会議やオンライン商談が増えました。オフィスの会議室が少なくて、困ったことがある方も少なくないはずです。そんなときでも、テレワークブースがあれば解決します。

落ち着いた雰囲気でオンライン会議や電話商談などができるので、相手にも好印象を残せるでしょう。

さまざまな機能が使える

とくに個室空間になるテレワークブースなら、換気や照明の設備がついているタイプもあります。オンライン会議でも顔映りがよくなり、好印象です。換気機能があれば感染対策にも効果的で安心です。

コンセントやUＳＢポート、モバイルスタンドなどがあるタイプを選べば、パソコンでの仕事も効率的に進みます。テレワークブースは価格もデザインも種類が豊富にあるので、幅広い選択肢の中から選べます。

使い方もさまざま

オンラインセミナーの受講、電話での商談などにも利用できます。さらには、ひとりで集中して仕事をしたいときの作業スペースとしても使えるでしょう。テレワークブースは防音機能もあるので、電話の鳴る音や話し声などの雑音をシャットアウトできます。

集中力が高まるので、急ぎで資料を作成したいときにも便利です。オフィス内の個人のデスクで行うよりも、仕事の効率が上がるでしょう。

低コスト

会議室を新設する場合に比べると、テレワークブースを導入した方がコストを抑えられます。また、一般的なテレワークブースは大規模工事が不要です。設置が簡単であり、時間もあまりかかりません。

家具を運び込むように手軽に導入できるテレワークブースもあります。低コストで会議スペースが生まれるのが魅力的なのです。

プライバシーも守れる

オンライン会議では、話している内容が部外者に聞かれてしまう心配もあります。機密事項が知られてしまうなどの情報漏えいの心配があるのです。そんなときにテレワークブースを導入すれば、部外者に会議の内容を聞かれる確率を減らせます。

また、ほかのオフィスにいるスタッフとオンラインで個人面談をする場合にも利用可能。静かで落ちついて話ができるだけでなく、プライバシーの面でも安心です。

オフィスにテレワークブースを導入するデメリット

便利なテレワークブースですが、不都合なこともあります。ここでは、オフィステレワークブースを導入するデメリットについて２つ紹介します。

複数用意する必要がある

ひとり用のテレワークブースをひとつだけ導入しても、ひとりのスタッフしか利用できないことになります。同時に何人かがテレワークブースを使うのであれば、複数設置しなければなりません。その分の費用もかかってしまうでしょう。

場所を取る

テレワークブースを設置すると、どうしてもスペースが必要になります。オフィスの敷地内のどこかに置くかも問題です。たとえばテレワークブースが窓のそばにあると、窓から室内に入る日光をさえぎってしまいます。人の動線をじゃましない、部屋の壁際などがよいのではないのでしょうか。

オフィスにテレワークブースがあれば、周りに人がいる状況でも自分の話し声が聞かれてしまう心配はなくなります。そのほかにもテレワークブースを導入するメリットはたくさんあります。また、テレワークブースはタイプやデザインのバラエティが豊富です。木を使ったナチュラルなデザインもあるほどです。自社のオフィスやスタッフにどんなタイプのテレワークブースが最適なのか考えて、検討することをおすすめします。

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ここ数年で急増している個室型のテレワークブースをご存知でしょうか。電話ボックスのような狭い空間ながら、電源もエアコンも完備しており、作業スペースとしては快適です。オープンな場所ではWEB会議もできませんが、ブースに入れば周囲を気にせず参加できます。ここでは駅に設置されているテレワークブースについてご紹介します。

駅にもテレワークブースが設置されている

WEB会議が増えてきた昨今、カフェやシェアオフィスなどで仕事をしていると、声を出すのがはばかられることが多いのではないでしょうか。しかし、テレワークブースであれば他人の視線を気にせずに、書類の確認やオンライン会議などの重要な業務をこなすことができます。

とくに、電車移動の途中で書類をメールで送ったり、顧客との面談データなどをすぐに保存したりすることが多い営業職などにとって、駅の中改札内に設置されているテレワークブースはかなり便利です。

ブース内にはディスプレイが用意されているので、資料やパソコンを広げて作業しても充分なスペースがあります。また、電源コンセントやUSBコンセント、無線LANも常備されていて無線LANのパスワードは使用ごとに変更されるので、セキュリティ面から見ても安心して利用できるでしょう。

ひとり用ブースだけでなく、ふたり用のブースのある拠点もあるので、セキュリティの高い会話や面談などさまざまな使い方ができます。空いている時間にちょっと仕事を片付けたい、急にオンライン会議が入ったときなどにすぐに対応できる作業集中型のテレワークブースは今後も駅に増加していくことでしょう。

エキナカのテレワークブースのメリット

駅の構内にブースを設置するメリットにはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

働き方改革

働き方改革が進み、多様な働き方が推奨されている中、自宅やオフィス以外で仕事をする人も増えています。そのような動きにピッタリなのがエキナカのテレワークブースです。エキナカのテレワークブースで作業中に急にオフィスや客先に行くことも想定されるでしょう。そのような場合にも駅にいるので柔軟に対応できる体制が作れます。

効率化

営業職の人が移動拠点である駅で仕事をできることで、移動時間を利用して効率的に仕事を終わらせることや、追加でもう1件アポイントを取ることが可能になります。駅には一般的な作業スペースを確保することが難しいですが、ブースであれば簡単に設置でき、周囲の目や騒音を気にすることなく集中して作業できるでしょう。

15分単位で利用できるものがほとんどなので、駅を利用する前後の隙間時間で資料の作成をしたり、営業電話をしたりするなど、時間の有効活用ができます。

ビジネス以外での需要

防音個室という特性から、ビジネス以外でもオンライン英会話レッスンや受験生の自習ルームとして使われることもあります。子どもへのプレゼント作りなど、家族に見られたくない作業を行う場合に使われることもあります。既存のシェアオフィスと同様、空調や電源などが完備されており、カフェや喫茶店を探して移動する時間も節約可能。

飲食はNGですが、アルコール以外の飲み物であればOKなブースがほとんどなので、15分間ゆっくりと休憩をとるのもひとつの使い方です。交通系のICカードで決済できるのもメリットといえるでしょう。

設置側にもメリットが！

ブースであれば一時的な設置が可能です。とくに利用が決まっていない駅の空いたスペースやデッドスペースに設置できるのが特徴です。また、移動や増設、撤去もスムーズに行えて空いているスペースを有効利用できます。

テレワークブースの利用方法や料金とは

テレワークブースの利用方法や料金について見ていきましょう。

利用方法

ブースによって多少の違いはありますが、利用の流れは以下の通りです。

・利用予定のサイトに会員登録

・利用拠点を選択する

・時間と借りるブース（選択肢がある場合）を選ぶ

・空き状況を確認したうえで予約する

・予約時間前に現地に行き、ICカードかQRコードで認証を行う

・入室する

予約なしに利用する場合にも同じ手順で行い、空いているブースがあれば直接行ってすぐに利用できます。退出時にはアラートが鳴るので、そのまま退出すれば完了です。

料金

利用料金は、ほとんどのブースでひとり用が15分275円、ふたり用が330円です。午前中だけ、午後だけ、1日中使えるプランもあります。法人の場合は個人向けと同じプラン以外に、59時間分の利用権や100時間分の利用権のついた、ID登録した社員が利用可能なプランのある会社もあるようです。

以前はテレワークブースといえば、シェアオフィスや限られた場所に設置されているものというイメージがありました。しかし、今後は移動の拠点となる駅への設置数は増加が加速すると考えられます。もう短時間で集中して作業できるスペースを探す時代ではありません。エキナカで効率的に作業できる環境が増えています。数年後には駅で仕事をするのが当たり前になるかもしれませんね。

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働き方改革が進む中、テレワークを導入する会社も増え、これまで以上に仕事のスタイルや場所などについて変化が求められています。そのなかでも注目を集めているのがコワーキングスペースです。在宅勤務とは異なるコワーキングスペースとは何か、テレワークブースとの違い、メリット・デメリットについてご紹介します。

コワーキングスペースとは

そもそもコワーキングとはどのような働き方なのでしょうか。個人事業主や起業家、在宅勤務が可能な会社員、ノマドワーカーなど働く場所が決まっていない人たちのスタイルです。日本では2010年ころからこの概念が広まりました。この働き方を支えるのがコワーキングスペースです。共有型のオープンスペースで、利用料金を払えば誰でもデスクやいす、無料Wi-fiなどを使って仕事ができます。

快適な作業空間

電源やWi-fiは基本的な設備として用意されています。多くのコワーキングスペースでは、高速回線を契約しているので、作業に集中したいのに回線が不安定で遅いという心配はありません。

打ち合わせや商談

打ち合わせや商談に使える会議室や応接室を用意しているスペースも増えています。部屋の中にはモニターやホワイトボード、プロジェクターなどが設置されていたりレンタルできたりします。

情報交換

座席が自由なフリーアドレスのスペースだけではなく、フリースペースやカフェスペースのある所も多く見られます。オープンスペースでは、他業種の利用者とも交流できる機会があるので、情報交換をしながら新しい仕事のアイデアを得ることや、ビジネスパートナーと出会える可能性もあるかもしれません。

テレワークブースとコワーキングスペースの違い

コワーキングスペースと同様に設置が増えているテレワークブースとの違いはどこにあるのでしょうか。コワーキングスペースは実際に業務を行う場所が個室ではなく、カフェや図書館のようなレイアウトになっていることが多いです。

逆に、テレワークブースは孤立したスペースが確保され、その中で周囲を気にせずに集中して作業に取り組むことができます。ブースの中には仕事に必要な電源やモニターなど最低限の設備が整っているため、隙間時間を有効活用して書類の作成やメール、電話などをする人も多いです。

秘匿性の高い仕事にはテレワークブースのほうが向いていて、コワーキングスペースは利用者同士の交流を促進し、アイデアやビジネスを生みだすのに向いているといえるでしょう。

コワーキングスペースのメリットとデメリット

コワーキングスペースのメリットとデメリットについて見ていきましょう。

メリット

コストを抑えて仕事場を確保…たとえば単独でマンションの一室を作業場として借りた場合、賃貸料や光熱費などの固定費、デスクやプリンターなどの設備費など初期費用はかなり大きくなります。コワーキングスペースを使用すれば、固定費をかなり抑えることが可能です。ほとんどのスペースで、プリンターなど共有で使えるため設備費も抑えられます。

周りを気にせず作業可能…カフェやファミレスで作業を行う場合、長時間滞在してしまうと周りの人やお店のスタッフの目が気になって作業に集中できないこともあります。滞在時間を限定されてしまう場合や、作業を行うこと自体禁止されている場所もあります。その点、必要な時間だけ滞在して、ストレスなく作業に集中できます。

仕事に集中できる…人によりますが、周りに誰かいたほうが集中しやすいことがあります。一人で作業していると、自由に時間を使える反面、怠けてしまうこともあります。周りに同じように作業をしている人がいることで、やる気を維持でき、作業に集中しやすくなります。

ビジネスチャンスの獲得…コワーキングスペースでは、異業種・異業界の人と交流する機会が増えます。さまざまな交流の中で情報交換やスキルアップを行うことで、新しいビジネスチャンスが生まれることもあります。コワーキングスペースが主催するセミナーなどもあるので、参加することで人脈が広がり、情報収集の手掛かりにつながるかもしれません。

会議場所の確保…外出先で会議や打ち合わせを行う場合、カフェなどでは人数分の席が確保できなかったり、周りが気になって具体的な話ができなかったりすることがあります。コワーキングスペースには打ち合わせ用や会議の用のスペースが設置されていることも多いので、安心して話を進めることができます。

デメリット

周囲の騒音…新しい交流の場となる場である反面、話し声や環境音が気になって作業に集中できないこともあります。集中が必要な時に利用可能な個別ブースが併設されているスペースならこの問題も解消できます。

情報漏洩のリスク…コワーキングスペースではオフィスで仕事をしているときよりも、個人情報の漏洩や情報漏洩のリスクは高まります。開放的なスペースだからこそ、パソコンやデータの紛失や盗難も起こり得ます。

コワーキングスペースはとても便利な場所ですが、多くの人が共有するため、周囲に迷惑をかけない、マナーを守るなど最低限の配慮が必要です。新しいビジネスチャンスにつながる出会いがあるかもしれないことを頭に置いて適切な行動を心がけて効率よく作業しましょう。

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テレワークが新しい働き方として定着しつつある近年、さまざまな理由から、自宅でテレワークを行うにあたって仕事に集中することが難しいという声を聞きます。住宅事情が悪い日本では自分専用の仕事部屋を確保するのも難しいです。ここでは、自宅に設置できるテレワーク専用のブースや設置の際の問題点などについてご紹介します。

自宅に設置できるテレワークブースもある

生活と仕事の切り離しが物理的に難しい、夫婦ともにテレワークで自宅に作業用のスペースがないなど不満や不便を感じる人も多いのではないでしょうか。自宅に設置できるブースについていくつか見ていきましょう。

防音ボックス型

軽量なプラスチックや段ボールなどを素材に使用して工具無しで簡単に組み立てられるブースです。防音工事をするよりも安価な予算で対応可能です。防音・吸音効果に加えて飛沫ガードの効果もあるので、web会議を頻繁に行う人向けです。

パーテーション型

視界をすっぽりと覆うため、無駄な視覚情報を遮断でき仕事に集中しやすい環境を作ることができます。会議中の自分の声を外に漏れにくくしたい、周りの雑音を軽減したい場合にもおすすめです。視界が遮られるのでリビングなどに置いてもプライバシー保護に効果を発揮します。折りたたみ式のものがほとんどなので使用しない時にはコンパクトに収納できます。

デスク型

ブース型のデスクで周囲の視線をシャットアウトし、作業が終わったら折りたたんでコンパクトにできる対応です。作業に必要なデスクの広さを確保し、パソコンや資料を載せても問題のない耐荷重の強度も高く設計されています。常設していても違和感のないタイプもあります。吸音効果が高く、ブース内外両方の音を遮断してくれるため、集中しやすいです。PCのコードなどを通せる穴もついているので、デスクをすっきりと保てます。

自宅にテレワークブースを設置するときの問題点

これまで日本の住宅はテレワークを想定したものではありませんでした。ここ数年で在宅勤務の流れが進み、自宅で仕事をする人も増えています。自宅にテレワーク用のブースを設置する際に注意すべき点について見ていきましょう。

集中できる環境

テレビなどの生活音や家族の声が気になって仕事に集中できない空間はワークスペースに不向きです。作業に没頭できるような環境づくりを考えましょう。

プライバシーの確保

他の家族と程よい距離感が保て、自分だけのスペースを持ちながら仕事をすることでストレスをためずに集中して取り組むことができます。

オンオフの切り替え

ダイニングテーブルなど本来作業を行う目的ではない場所で仕事をせざるを得ない人も多いかもしれませんが、気持ちのオンオフの切り替えが難しくなります。同じ場所で仕事もプライベートなことも行うことで、メリハリのない生活になり、効率性も下がってしまいます。テレワークブースは作業効率の面からも設置するほうがいいでしょう。

生活スタイルに合わせた設置

自分の生活スタイルに合わせたスペース作りを考えましょう。たとえば、一人でこもって作業をすることもできて、家族の気配も感じられるようなバランスのいい空間が好みの人には個室タイプでありながら家族とすぐにコミュニケーションを図れるようなブースがおすすめです。

コンセントの数

自宅で仕事をするとなると想定以上に電気製品を使用しますので、その分コンセントも必要になります。パソコンやモニター、デスクライト、プリンターなど、自分がいつも使用する電気製品をピックアップしてコンセントを多めに確保しましょう。

ネット環境

自宅から会社のサーバーにアクセスしたり、ネットで検索したり、メールを送信したり、web会議に参加したりとさまざまな場面でインターネットが必要です。テレワークに必要な回線を調べたうえで、環境を整えましょう。

スペースが確保できないときは仕切りやテントを活用しよう

会社に行く必要がなくなり、家で仕事ができるのはうれしいけれど、ダラダラしてしまいがちだったり集中できる場所を自宅で確保するのが難しかったりする人も多いのではないでしょうか。そのような場合におすすめしたいのが仕切りやテントです。

仕切り

即席で個室ができる3面の仕切りや間仕切りのパーテーションがあれば、いつでもどこでも集中できるスペースが作れます。高さを変えられるものもあり、広い面を背景として使えばweb会議の際にも部屋が映り込むことを防げます。

テント

テントを使えば自分専用の部屋ができたのと同じ状態になるため、集中力を高められます。簡単に設置できるものがほとんどで、使わないときには収納しておけばスペースを取りません。

空いた部屋がなくても快適なテレワークスペースを作ることは可能です。空いているスペースや働き方に合わせて在宅勤務用の空間づくりを考えましょう。自宅にワークスペースを作ることで自分だけでなく家族もストレスを感じることなく生活できます。

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働き方改革や社会状況の変化により、リモートワークを取り入れる企業が増えています。オフィスでオンライン会議をしたり、取引先と打ち合わせをしたりする中で不便さを感じ、オフィスの環境改善を検討している方も少なくないのではないでしょうか。オフィスの在り方にも変化が必要となっているいま、「テレワークブース」が注目されています。

可動式のテレワークブースとは

「テレワークブース」とは、仕事をするための環境として周囲を囲った個室空間で、周りの音や視線を適度に遮り、集中したいときやオンライン会議のときなどに有効です。完全に密閉する古クローズタイプ、天井や出入り口に扉がないセミクローズタイプ、などさまざまな種類があり、ボックスタイプ以外にも、デスクとパーテーションなどを組み合わせたタイプもあります。

可動式のものには、ブースや設備の下にキャスターなどが付いていて動かせるようになっています。テレワークブースを導入する企業が増えていることから、多種多様なデザインの既製製品や設備も数多く展開しており、オフィスの環境や使用目的に合わせて選ぶことができます。

会議室不足も解決？可動式のメリットとは

なぜこのような「テレワークブース」の需要が高まっているのでしょうか。それは、「オフィス」の役割や環境に対するニーズの変化が影響しています。

働き方の自由度が高くなり、オンラインによる打ち合わせや会議なども一般的になってきましたが、オフィスの自席で行うと周りの声や音が気になる、コロナなどの影響で会議室を使っての大人数の会議が減った、オフィスに戻らなくてもちょっとした空き時間に仕事できるスペースが欲しい、といったさまざまな要因が考えられます。可動式で自由に使える「テレワークブース」を導入するメリットを、具体的にみていきましょう。

オンラインによる業務の内容や相手のプライバシーを守れる

オープンで開放的な雰囲気のあるオフィスは、コミュニケーションが取りやすく情報交換が活発になるなど、多くのメリットがあるのですが、オンライン会議や打ち合わせを行うときには、周囲の音が入ったり画面が他人に見えてしまったりと、集中しづらく、相手に対してもやや配慮しにくい状況になってしまいます。そのようなときにテレワークブースを使えば、周りのことを気にせずに業務に集中でき、相手側にも安心感を与えることができます。

仕事にメリハリがつく

テレワークブースは適度に周りの視線や音を遮るので、集中して仕事を行うのに最適な空間がつくれます。普段の業務は自席、集中するときはテレワークブース、と使い分けることで気持ちを切り替えるスイッチにもなり、周りに対しても「集中したい」という意思表示となるでしょう。

会議室との使い分けができる

オフィスにもともとある会議室は、大人数に対応できるように、ある程度の広さがあるのが一般的ですが、オンライン会議では１人で行うことも多いため、この広いスペースが無駄になってしまい、非常に効率が悪くなってしまいます。会議の人数や用途に合わせて、テレワークブースと既存の会議室を使い分けることで、スペースを有効に使うことができます。

空いている空間を有効活用できる

テレワークブースは、1人用など少人数用のため省スペースで、可動式ならば一時的に設置することも可能となります。オフィス内のちょっとした空きスペースやロビーの一部、駅の構内や空港内など、さまざまなところに設置できるので、空間を有効活用できます。

工事が不要

会議室をつくるとなると大掛かりな工事が必要になることもあり、使用頻度が少ないと実用的ではないものになってしまいます。しかし、テレワークブースなら工事の必要がなく、設置・移動・解体がしやすいので、レイアウトの変更や増設も容易に対応でき、比較的簡単に導入できます。また、費用についても手軽なものが多いこともメリットの一つでしょう。

防音性や使い勝手は要チェック！

テレワークブースはメリットも大きいですが、注意すべきポイントがあります。それは防音性や使い勝手についてです。防音性はテレワークブースを導入するうえで気になるところだと思いますが、密閉の度合いやメーカーによっても大きく異なります。

可能ならば、ショールームなどで現物を見て、防音性能を体感してみるとよいでしょう。用途に合わせて必要な広さがあるか、快適性も合わせて確認しておくことも大切です。

さまざまな要因から、近年テレワークブースのニーズが高まっています。これは今だけではなく、これからの新しいスタンダードとなるという見方もあり、ますます注目されるでしょう。各メーカーから多種多様な製品が展開されているので、用途や予算、設置スペースや搬入するルートに応じて、状況に適したテレワークブースの導入をおすすめします。快適な空間は業務の効率や生産性にもよい影響を与えることでしょう。

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